Chương I: Bản chất của hệ thống kiểm soát quản lý

 

I. Khái niệm kiểm soát

Khái niệm kiểm soát:

Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm tra, kiểm soát nhằm bảo đảm mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả.

 Các yếu tố cấu thành của kiểm soát:

●      Đối tượng kiểm soát: cá nhân, bộ phận, hoạt động, tài sản chịu sự kiểm soát

●      Nhân tố đánh giá: đánh giá đối tượng kiểm soát theo tiêu chuẩn đã định

●      Nhân tố hiệu ứng: đưa ra quyết định điều chỉnh

●      Mạng lưới thông tin: truyền tải thông tin từ đối tượng kiểm soát đến nhân tố đánh giá, nhân tố đánh giá đến nhân tố hiệu ứng và ngược lại

II. Phân loại kiểm soát

1. Phân loại kiểm soát theo mức độ ảnh hưởng

●      Kiểm soát trực tiếp (kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý, kiểm soát bảo vệ): xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý.

●      Kiểm soát tổng quát: kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau

 

2. Phân loại kiểm soát theo nội dung

●      Kiểm soát tổ chức: thiết lập nhằm đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả hiệu lực của tổ chức đối với chính sách, các kế hoạch và các quy định pháp luật hiện hành, bảo đảm các hoạt động được diễn ra theo các mục tiêu quản lý; đảm đảm việc sử dụng nguồn lực một cách tiết kiệm và hiệu quả. Chủ yếu hướng đến các hoạt động nhân sự, về tổ chức bộ máy, về chất lượng, về công nghệ cũng như các hoạt động nghiên cứu và triển khai.

●      Kiểm soát kế toán: thiết kế nhằm tập trung vào việc kiểm tra thông tin cung cấp cho việc ra quyết định.

 

3. Phân loại theo thời điểm hoạt động kiểm soát và thời điểm hoạt động của đối tượng kiểm soát

●      Kiểm soát trước: diễn ra trước khi đối tượng kiểm soát thực hiện hoạt động. Nhằm ngăn ngừa sai phạm xảy ra.

●      Kiểm soát trong: thực hiện khi đối tượng kiểm soát đang hoạt động. Nhằm mục tiêu thu thập thông tin phản hồi nhằm có biện pháp can thiệp kịp thời.

●      Kiểm soát sau: thực hiện khi đối tượng kiểm soát đã kết thúc hoạt động. Nhằm mục tiêu xem xét để rút kinh nghiệm.

 

4. Phân loại kiểm soát theo đối tượng

●      Kiểm soát đầu ra: chọn mục tiêu hay các tiêu chí hoạt động đầu ra phản ánh tốt nhất hiệu quả, chất lượng, sự cải tiến, và khả năng đáp ứng nhanh nhạy nhu cầu khách hàng. Sau đó, nhà quản lý đo lường hiệu lực các mục tiêu hoạt động và tiêu chí hoạt động có đạt được ở cấp độ toàn doanh nghiệp, khối kinh doanh và từng cá nhân hay không. Có 3 cách thức nhà quản lý sử dụng để đánh giá hoạt động đầu ra là các thước đo tài chính, mục tiêu của doanh nghiệp và dự toán hoạt động.

●      Kiểm soát hành vi: cơ cấu tổ chức doanh nghiệp không cung cấp cơ chế khích lệ nhà quản lý cũng như nhân viên trong việc hành động theo cách làm cơ cấu hoạt động. Có 3 cơ chế thuộc kiểm soát hành vi giúp nhà quản lý duy trì được người lao động theo đúng hướng là giám sát trực tiếp, quản lý theo mục tiêu và đặt ra các thủ tục hoạt động chuẩn tắc.

III. Các hoạt động trong kiểm soát quản lý

1. Lập kế hoạch về hoạt động mà tổ chức cần thực hiện

●      Xuất phát từ mục tiêu mong muốn, nhà quản lý lên kế hoạch về các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu. Kế hoạch bao gồm kế hoạch dài hạn và kế hoạch ngắn hạn.

●      Cần xác lập các định mức đối với các hoạt động cần thực hiện. Là cơ sở để đánh giá các hoạt động thực tế.

 

2. Kết hợp các hoạt động của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp

●      Doanh nghiệp là sự kết hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ với nhau, nhà quản lý cần có cách thức kiểm soát để chắc chắn rằng các hoạt động tại các bộ phận diễn ra theo kế hoạch.

3. Trao đổi thông tin

●      Trên cơ sở kiểm soát các hoạt động thực tế, kết quả kiểm soát được truyền về nhà quản lý cấp cao theo các kênh thông tin được xác lập.

●      Tất cả các quyết định đều dựa trên cơ sở thông tin, chất lượng, số lượng và tính kịp thời của thông tin có được. Nhà quản lý sẽ thiết kế các kênh thông tin và cách thức truyền tin cho phù hợp với mục tiêu quản lý.

4. Đánh giá và xử lý thông tin

●      Nhà quản lý cấp cao đánh giá thông tin về thực tế hoạt động được kiểm soát so với tiêu chuẩn đã xác lập. Nếu khác biệt đáng kể, nguyên nhân cần được xem xét. Nếu không đáng kể, hoạt động thực tế có thể được chấp nhận.

 

5. Lựa chọn và ra quyết định

●      Nếu nguyên nhân của sự khác biệt là do tiêu chuẩn đánh giá đã lạc hậu thì cần xác lập tiêu chuẩn đánh giá mới.

●      Nếu nguyên nhân khác biệt là do thực tiễn hoạt động có vấn đề thì cần xác định nguyên nhân để lựa chọn biện pháp tác động phù hợp.

 

6. Tác động lên các khách thể kiểm soát nhằm thay đổi hành vi của khách thể kiểm soát.

●      Có biện pháp tác động ngay hoặc biện pháp tác động cơ bản.

●      Biện pháp tác động ngay điều chỉnh hành động ngay lập tức để đưa hoạt động theo đúng hướng đã định.

●      Biện pháp tác động cơ bản xác định tại sao và như thế nào hoạt động đã chệch khỏi định hướng và chỉnh sửa nguyên nhân gây ra chệch hướng đó.

 IV. Các đặc tính của kiểm soát quản lý:

●      KSQL không chỉ lập kế hoạch mà còn dự đoán các điều kiện, các sự kiện có thể phát sinh trong tương lai để bảo đảm mục tiêu của tổ chức được thực hiện

●      KSQL được thực hiện một cách hệ thống nhưng không mang tính máy móc

●      Hệ thống KSQL giúp ban giám đốc thực hiện kế hoạch, chiến lược của đơn vị, tổ chức

●      Trong KSQL, để đánh giá hoạt động của đơn vị, tổ chức hay cá nhân, chỉ tiêu tài chính và phi tài chính đều được sử dụng

So sánh KSQL và kiểm soát tác nghiệp:
 

KSQL	Kiểm soát tác nghiệp
Chủ thể của KQSL có sự phối hợp với nhiều bộ phận khác nhau nhằm thay đổi hành vi của các khách thể kiểm soát.	Chủ thể là từng cá nhân
Biện pháp tác động đa dạng và được xây dựng phù hợp với trường hợp cụ thể.	Biện pháp tác động lên đối tượng kiểm soát thường được định trước.
KSQL được thực hiện một cách tự chủ khác với các loại hình kiểm soát giản đơn. Các nhà quản lý thường sử dụng tư duy và phán xét riêng để đưa ra quyết định, không lệ thuộc vào các tiêu chuẩn hay định mức xác định trước.

 

Chương II: Gắn kết hành vi trong doanh nghiệp

1. Mục tiêu của doanh nghiệp:

+ Mục đích của doanh nghiệp:

●      Tạo ra lợi nhuận

●      Tối đa hoá giá trị doanh nghiệp

●      Quản lý được các rủi ro trong doanh nghiệp

●      Tiếp cận và giải quyết mối quan hệ với những bên có lợi ích liên quan (thị trường vốn, thị trường sản phẩm, lao động...)

+ Mục đích của cá nhân trong đơn vị:

●      Thu nhập

●      Kinh nghiệp làm việc

●      Sự ổn định

●      Địa vị xã hội...

 

2. Thống nhất mục đích:

Để đạt được mục đích chung của doanh nghiệp các nhà quản lý tạo ra cơ chế nhằm thống nhất mục đích của đơn vị hay tổ chức với các đơn vị thành viên hoặc từng cá nhân ở mức cao nhất có thể.
 Nhân tố ảnh hưởng: trong quá trình thống nhất các mục đích của tổ chức tồn tại các nhân tố chính thức và phi chính thức:

●      Nhân tố chính thức: có thể lượng hoá được, được qui định bằng văn bản, thiết lập mang tính máy móc

●      Nhân tố phi chính thức: thường không thể qui định chi tiết bằng văn bản. Thường chi tiết thành nhân tố bên trong (văn hoá doanh nghiệp), nhân tố bên ngoài (đạo đức nghề nghiệp). Nếu các nhân tố phi chính thức là tích cực thì các nhân tố kiểm soát chính thực có thể được giảm thiểu và ngược lại

 

3. Hệ thống kiểm soát chính thức

Bao gồm 2 cấu phần:
 + Các qui định, qui tắc
 + Hệ thống KSQL

●      Qui định, qui tắc: gồm những chỉ dẫn hiện hành, thông thường bằng văn bản, trong đó mô tả quy trình nghiệp vụ, các thủ tục vận hành chuẩn liên quan đến các hoạt động khác nhau của doanh nghiệp.

●      Hệ thống KSQL: xác định mục tiêu – lập KH hoạt động – lập dự toán hoạt động - thực hiện KH hoạt động – lập báo cáo hoạt động - đánh giá kết quả hoạt động (chỉ tiêu TC và phi tài chính)

 

4. Các mô hình tổ chức doanh nghiệp

4.1. Doanh nghiệp phân chia theo chức năng

●      Có trong doanh nghiệp hoạt động trong một ngành nghề

●      Ưu điểm:

+ Chuyên môn hóa nên giám đốc từng phần hành có thể ra quyết định tốt hơn cũng như kiểm soát được nhân viên cấp dưới chặt chẽ hơn do có mối quan hệ theo ngành dọc.
 + Giám đốc chức năng thực hiện kiểm soát tác nghiệp trong chức năng của mình.
 + Tổng giám đốc tập trung vào kế hoạch trước khi giao cho các chức năng, kiểm soát kết quả hoạt động của các chức năng, tình hình sử dụng nguồn lực, sự phối hợp giữa các chức năng.
 => Nâng mục tiêu kế hoạch nên nếu thấp, dễ đạt được. 

●      Hạn chế:

+ Khó xác định được hiệu quả kinh tế (đo bằng đơn vị tiền tệ) của từng bộ phận chức năng cũng như đóng góp của từng chức năng vào kết quả cuối cùng của doanh nghiệp.

●      Phức tạp cho kiểm soát

+ Các tranh chấp trong hoạt động giữa các bộ phận chức năng chỉ có thể giải quyết ở các cấp cao hơn.

●      Đánh giá kết quả hoạt động dựa trên kế hoạch mục tiêu.

4.2. Doanh nghiệp phân chia theo khối kinh doanh

●      Phù hợp với những tập đoàn đa ngành, đa lĩnh vực.

●      Ưu điểm:

+ Khắc phục được những hạn chế của mô hình phân chia theo chức năng
+ Giám đốc khối kinh doanh tự chịu trách nhiệm cho tất cả các chức năng hoạt động và gần như tự chủ trong quyết định về sản xuất kinh doanh, tài chính, nhân sự,..

●      Hạn chế:

+ Phải giải quyết hài hòa quan hệ, giá chuyển giao giữa các khối
+ Các chuyên gia trong từng lĩnh vực thường thiếu và các khối kinh doanh thường không thu hút được người có năng lực.
 

4.3. Doanh nghiệp phân chia theo ma trận

●      Áp dụng với những tổng công ty, tập đoàn kinh tế hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cao, có những dự án mới, có chu kỳ sống sản phẩm ngắn.

●      Ưu điểm:

+ Tạo ra mối liên hệ giữa các dự án với các chức năng quản lý khác nhau

●      Hạn chế:

+ Vi phạm nguyên tắc người đứng đầu trong quản lý

 

Chương III: Đặc điểm kiểm soát quản lý các trung tâm trách nhiệm

 

1. Khái niệm về trung tâm trách nhiệm

Khái niệm: trung tâm trách nhiệm là một đơn vị trong doanh nghiệp được điều hành bởi một nhà quản lý và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động của đơn vị đó.

●      Một doanh nghiệp có nhiều trung tâm trách nhiệm. Mô hình 1: TTTN không là một thực thể pháp nhân, mô hình 2: TTTN là một thực thể pháp nhân

●      Mỗi trung tâm trách nhiệm có đầu vào và đầu ra. Tùy thuộc TTTN, đầu vào và đầu ra có các loại TTTN khác nhau

●      Đo lường các yếu tố đầu vào, đầu ra: có thể được thực hiện theo đơn vị tiền tệ, hoặc đo lường theo các loại đơn vị khác (nếu không lượng hoá được bằng tiền).

+ Hiệu quả kinh tế: được đo lường trên cơ sở so sánh tỉ lệ các yếu tố đầu ra so với đầu vào
+ Hiệu năng: so sánh tỉ lệ hoặc mối quan hệ giữa các yếu tố đầu ra so với mục tiêu đã định cho một TTTN.
 

2. Đặc điểm kiểm soát của các trung tâm trách nhiệm

Trung tâm trách nhiệm được phân loại theo tiêu chí: bản chất các yếu tố đầu vào, đầu ra
 Bao gồm:

●      Trung tâm chi phí

●      Trung tâm thu nhập

●      Trung tâm lợi nhuận

●      Trung tâm đầu tư

 

3. Trung tâm chi phí (phân biệt trung tâm chi phí kỹ thuật với trung tâm chi phí tùy ý)