CHƯƠNG 1+2: NHÀ QUẢN TRỊ VÀ TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG QUẢN TRỊ

 

1.1. Nhà quản trị

 - Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.

 

 - Lực lượng nhà quản trị trong doanh nghiệp được chi theo ba nhóm dựa trên việc phân cấp nhà quản trị. Đó là: Nhà quản trị viên cấp cao; Nhà quản trị viên trung gian; Nhà quản trị viên cấp cơ

sở.

 

● Nhà quản trị viên cấp cao

 

   Là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong doanh nghiệp, là người chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của doanh nghiệp.

 o Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược để duy trì và phát triển doanh nghiệp trong dài hạn.

 o Các chức danh của nhà quản trị viên cấp cao: Chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc…

 

 

● Nhà quản trị viên cấp trung gian

Là nhà quản trị hoạt động ở các bộ phận tham mưu, các bộ phận chức năng hoặc các cấp quản lý trung gian trong bộ máy quản trị doanh nghiệp.

o Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung.

o Các chức danh của nhà quản trị viên cấp trung gian: Trưởng phòng, phó phòng, trưởng ban, phó ban, quản đốc phân xưởng, phó quản đốc phân xưởng…

● Nhà quản trị cấp cơ sở

 

Là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống tổ chức của doanh nghiệp.

o Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn điều khiển các công nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày nhằm thực hiện mục tiêu chung.

o Các chức danh của nhà quản trị viên cấp trung gian: Tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng, đốc công, trưởng ca…

 

1.2 Vai trò của quản trị

    Các vai trò này chia thành 3 nhóm:                                                                                                      

  ●  Nhóm  vai  trò  quan  hệ  với  con  người

Nhà quản trị trong doanh nghiệp luôn phải giao tiếp với cấp trên và cấp dưới, đều phải giải quyết các mối quan hệ giữa con người với con người trong nội bộ doanh nghiệp cũng như  bên ngoài

doanh nghiệp. Trong hoạt động giao tiếp, nhà quản trị có những vai trò sau:

 

o Vai  trò  đại  diện:  Nhà  quản  trị  đại  diện  cho  công  ty và   những  người  dưới  quyền  trong  doanh nghiệp. Với cương vị là một trong những người đứng đầu trong bộ máy quyền lực của tổ chức, nhà quản trị phải có nghĩa vụ thực hiện một số nhiệm vụ có tính chất ngoại giao và pháp lý như ký kết hợp đồng, văn bản, chủ trì một số cuộc họp và các sự kiện lễ nghi, tham dự, chủ trì và đón khách. Nhà quản trị phải tham gia vào các hoạt động này mặc dù chúng không liên quan nhiều đến công tác quản lý.   

 

o Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên cấp dưới, tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ nhân viên. Với vai trò người lãnh đạo, nhà quản trị chịu trách nhiệm về việc thực hiện chức năng trong đơn vị mình như một thể thống nhất nhằm đạt được mục tiêu chung. Vì vậy phải định hướng cho cấp dưới, tạo điều kiện thuận lợi cho họ làm việc. Một số hoạt động quản trị liên quan trực tiếp đến vai trò này bao gồm tuyển dụng, đào tạo, chỉ đạo, khen thưởng, phê bình, bổ nhiệm, sa thải...

 

o Vai trò liên lạc: Quan hệ với người khác để hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ. Với vai trò của người liên lạc, bao gồm hành vi thiết lập và duy trì mạng lưới các mối quan hệ với các cá nhân và tổ chức bên ngoài, xây dựng mối quan hệ mới, duy trì liên lạc, tạo cơ hội và lợi ích cho cả đôi bên.

 

 

● Nhóm vai trò thông tin

 

Nhà quản trị ở các cấp đều là những trung tâm thông tin, có nhiệm vụ tiếp nhận, truyền đạt và quản trị hệ thống thông tin quản trị của doanh nghiệp. Thông tin quản trị là tài sản của doanh nghiệp, do vậy quản trị thông tin cũng là một vai trò quan trọng của nhà quản trị. Vai trò thông tin của các nhà quản trị cụ thể là:

 

o Vai trò thu thập và tiếp nhận thông tin: Nhà quản trị có nhiệm vụ thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thập những tin tức, sự kiện có ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Với vai trò là người theo dõi, nhà quản trị phải liên tục tìm kiếm những thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để vừa thực hiện vai trò là người truyền đạt cho cấp dưới, vừa đóng vai trò là người phát ngôn cho người ngoài tổ chức. Hầu hết các thông tin được phân tích để phát hiện vấn

đề và cơ hội, để hiểu rõ các biến cố bên ngoài và các quá trình nội bộ trong tiểu đơn vị của tổ chức.

 

o Vai trò phổ biến, truyền đạt thông tin: Nhà quản trị phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc các thông tin cần thiết đối với công việc của họ. Trước hết, nhà quản trị phải đóng vai trò là người truyền đạt, vì nhà quản trị có thể tiếp cận nguồn thông tin mà cấp dưới không thể và không có điều kiện tiếp cận. Việc thể hiện thông tin thể hiện rõ vai trò của nhà quản trị như một trung tâm đầu não của tổ chức. Vai trò truyền đạt hoạt động theo hai cách:

 

(1) Nhà quản trị truyền đạt những thông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên trong nội bộ tổ chức, những người có thể sử dụng được những thông tin này;

(2) Nhà quản trị truyền đạt những thông tin từ cấp trên đến cấp thấp hơn hoặc đến các thành viên khác trong tổ chức, những người có thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất.

o Vai trò cung cấp, phát ngôn thông tin: Nhà quản trị thay mặt doanh nghiệp để đưa tin tức ra bên ngoài với mục đích cụ thể có lợi cho doanh nghiệp. Trong vai trò là người phát ngôn, nhà quản trị cũng có nghĩa vụ truyền đạt thông tin cho những người ngoài hiểu về những vấn đề như kế hoạch, chính sách, kết quả hoạt động, nhà quản trị cấp dưới báo cáo lên cấp trên. Mỗi quản trị viên này phải đóng vai trò là người vận động hành lang khi tiếp xúc với cấp trên hoặc bên ngoài tổ chức.

 

 

● Nhóm vai trò quyết định

 

Đặc trưng của nghề quản trị là ra quyết định. Sản phẩm của nhà quản trị là những quyết định và các giải pháp giải quyết những vấn đề đặt ra trong sản xuất kinh doanh. Vai trò quyết định của nhà quản trị được thể hiện cụ thể:

 

o Vai trò doanh nhân: Vai trò này thể hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của doanh nghiệp như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng. Với vai trò là doanh  nhân,  nhà  quản  trị  phải  hành  động như  một  người  khởi  xướng và  nhà  thiết  kế  của  những chương trình thay đổi để tận dụng các cơ hội cải thiện tình hình. Hay với vai trò là doanh nhân, nhà quản trị phải là người luôn ở điểm xuất phát của mọi sự thay đổi, cải tiến, khai thác cơ hội mới.

 

o Vai trò giải quyết vấn đề: Nhà quản trị cần ứng phó với những tình huống bất ngờ làm xáo trộn hoạt động bình thường của doanh nghiệp nhằm đưa doanh nghiệp sớm trở lại ổn định. Với vai trò là người giải quyết rắc rối, nhà quản trị phải giải quyết các khủng hoảng bất ngờ xảy ra mà không thể làm ngơ, có các hoạt động kịp thời khi phải đối mặt với những biến cố bất ngờ gây ra những khủng hoảng, những khó khăn không lường trước được và phải dành ưu tiên giải quyết trước bất

kỳ vấn đề nào khác.

 

o Vai trò phân bổ tài nguyên: Phân bổ tài nguyên hợp lý giúp đạt hiệu quả cao. Các tài nguyên bao gồm con người, tiền bạc, thời gian, quyền hạn, trang bị hay vật liệu. Với vai trò này, nhà quản trị phải biết dùng thẩm quyền của mình để phân bổ các nguồn lực như tiền, nhân sự, nguyên liệu, thiết bị, cơ sở vật chất và các dịch vụ. Thông qua đó nhà quản trị có thể duy trì quyền kiểm soát đối với việc xây dựng chiến lược và thực hiện phối hợp và kết nối các hoạt động của cấp dưới nhằm mục tiêu chiến lược.

 

o Vai trò đàm phán: Nhà quản trị thay mặt doanh nghiệp để thương thuyết với những đơn vị khác cũng như với bên ngoài. Với vai trò này, nhà quản trị với thẩm quyền của mình thể hiện sự đại diện cho tổ chức thương lượng, đàm phán, ký kết các hợp đồng tùy theo các lĩnh vực của nhà quản trị. Với vai trò này, nhà quản trị như là một chuyên gia trong lĩnh vực ngoại giao trong các cuộc tiếp xúc với các các đối tác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung.

 

- Kỹ năng quản trị là những khả năng, kinh nghiệp, kỹ xảo và mức độ thành thạo trong việc thực hiện công việc trong lĩnh vực, chức năng quản trị doanh nghiệp, trong điều kiện và hoàn cảnh nhất định.

 

? Question? : Kỹ năng quản trị có phải do bẩm sinh không

 

         Kỹ năng quản trị là những khả năng, kinh nghiệp, kỹ xảo và mức độ thành thạo trong việc thực hiện công việc trong lĩnh vực, chức năng quản trị doanh nghiệp, trong điều kiện và hoàn cảnh nhất định.

 

         Do đó KNQT có thể đạt được nhờ học tập, trau dồi qua những kinh nghiệm thực tiễn mà không hoàn toàn là bẩm sinh.

 

- 3 kỹ năng quản trị cơ bản:

 

+ Kỹ năng chuyên môn: là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị. Đây là kỹ năng quan trọng nhất đối với NQT cấp cơ sở.

+ Kỹ năng quan hệ con người: là khả năng cùng làm việc, động viên, điều khiển con người và tập thể trong doanh nghiệp.

 

Đây là kỹ năng quan trọng nhất đối với NQT cấp trung gian

 

+  Kỹ năng tư  duy:  là  kỹ năng tư  duy hệ  thống,  phân  tích  mối liên  hệ  giữa  các  vấn  đề  một  cách logic…

 

Đây là kỹ năng quan trọng nhất đối với NQT cấp cao.

 

CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG QUẢN LÝ BẢN THÂN

 

        I.        Khái niệm kỹ năng quản lý bản thân

 

Quản lý bản thân có nghĩa là học cách phát triển chính bản thân chúng ta. Chúng ta phải định vị bản thân tại nơi mà chúng ta có thể đóng góp nhiều nhất cho tổ chức và cộng đồng.

 

 

II. Nội dung kỹ năng quản lý bản thân

 

-  Xác định đúng những điểm mạnh của bản thân ; Nhận diện cách thức làm việc của bản thân

 

-  Cân bằng các mối quan hệ, cân bằng tinh thần

-  Phát triển các kỹ năng của bản thân

  

- Ý nghĩa của việc quản lý bản thân: Để làm việc và đóng góp có hiệu quả nhà quản trị cần có sự hiểu biết sâu sắc về bản thân – không chỉ các sở trường và sở đoản mà cả cách học tập, cách làm việc với những người khác, những giá trị của bản thân và thế mạnh mà họ có thể đóng góp nhiều nhất. Bởi vì chỉ khi nhà quản trị có thể vận dụng những khả năng của mình, thì mới có thể đạt được thành công.

 

 VÍ  DỤ  MINH  HỌA

 

Một học sinh đặt mục tiêu phấn đấu trở thành học sinh giỏi trong năm học tới. Học sinh đó biết cách xác định:

 

- Tình trạng học tập của mình hiện nay ra sao (Mới đang đứng thứ 15 trong lớp)

- Thế mạnh của mình khi theo đuổi mục tiêu (Bố mẹ quan tâm, có chị gái học rất giỏi, có thể hỗ trợ, bản thân học khá nếu chăm chỉ hơn…)

- Điểm yếu của mình (Ham chơi điện tử, dễ bị bạn bè lôi kéo)

- Cách khắc phục nhược điểm, điểm yếu của mình. (Sẽ từ chối khi bạn rủ bỏ học đi chơi điện tử, sẽ tìm lý do thích hợp để từ chối…)

- Cách học tập để đạt mục tiêu (Dành nhiều thời gian cho môn còn kém, cố gắng hoàn thành bài tập ở lớp, về nhà học cùng chị gái…)

- Đánh giá kết quả học tập của mình (thông qua các bài kiểm tra, các lần xung phong lên bảng, sự đánh giá của bạn bè, thầy cô …)

 

CHƯƠNG 4: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

 

- Quản lý thời gian là hành động hoặc quá trình thực hiện kiểm soát có ý thức về số lượng thời gian dành cho hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả hoặc năng suất.

- Quản lý thời gian bao gồm:

 

+ Cân nhắc, xem xét những công việc phải làm, việc nào chúng ta muốn làm và mục tiêu của chúng