Chương 1: THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG TỔ CHỨC

        I.        Thông tin dưới góc độ quản lý

-     Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với nhau, cùng phối hợp để đạt được một mục tiêu chung, thông qua việc thu nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra các kết quả đầu ra trong một quá trình chuyển đổi có tổ chức.

-     Tổ chức (organization) tr16: là một hệ thống hình thức, bao gồm yếu tố con người và các nguồn lực khác, được thiết lập nhằm thực hiện một tập các mục tiêu

-     Phân hệ tác nghiệp (Operational Subsystem) tr16: Bao gồm các hoạt động tác nghiệp thực hiện biến đổi các yếu tố đầ uvào thành sản phẩm đầu ra của tổ chức. Nếu một trong các chức năng đó ngừng hoạt động thì cả hệ thống sẽ bị ngưng trệ.

-     Phân hệ quản lý (Management Subsystem) có chức năng kiểm soát và điều khiển hoạt động của tổ chức. Các chức năng của phân hệ này được thực hiện trong sự phối hợp chặt chẽ với các hoạt động tác nghiệp bằng hình thức thông tin.

-     Thông tin quản lý (21) là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặ có ý muốn dùng vào việc ra quyết định của mình

-     Quyết định chiến lược (Strategic Decision): là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức

-     Quyết định chiến thuật (tactical decision): là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực

-     Quyết định tác nghiệp (Operational Decision): là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ

 

1.   Thông tin và dữ liệu

-     Dữ liệu (Data) là nhưng sự kiện hoặc quan sát về các hiện tượng vật lý hoặc các giao dịch kinh doanh, phản ánh khách quan về thuộc tính của các thực thể

-     Thông tin (information): là một bộ các dữ liệu được tổ chức theo các cách sao cho chúng mang lại một giá trị gia tăng so với giá trị vốn có của bản thân các dữ liệu đó

-     Tri thức kinh doanh (Business Intelligence - BI): Những tri thức và hiểu biết về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đối tác kinh doanh, môi trường cạnh tranh, bản thân hoạt động của DN

            

 

2.   Các đặc trưng của thông tin có giá trị

-     Tính chính xác

-     Tính đầy đủ

-     Tính kinh tế

-     Tính mềm dẻo

-     Tính tin cậy

-     Tính đơn giản

-     Tính kịp thời

-     Tính kiểm tra được

-     Tính dễ khai thác

-     Tính an toàn

 

3.   Giá trị của thông tin

-     Giúp các nhà quản lý đạt được mục tiêu của tổ chức

-     Mục đích:

●     Lập kế hoach

●     Kiểm soát

●     Ghi nhận các giao dịch

●     Đo lường năng lực

●     Hỗ trợ ra quyết định

 

4.   Tri thức kinh doanh

-     Được tạo ra qua quá trình xử lý thông tin:

●     Tri thức về khách hàng

●     Tri thức về đối tác kinh doanh

●     Tri thức về môi trường cạnh tranh

●     Tri thức về hoạt động của bản thân doanh nghiệp

-     Giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định hiệu quả thường mang tầm chiến lược

-     Giúp doanh nghiệp trích rút những ý nghĩa đích thực của thông tin nhằm thực hiện các bước đi mang tính sáng tạo và tạo ra uy thế cạnh tranh của mình.

 

      II.        Tính phù hợp Tổ chức dưới góc độ quản lý

1.   Khái niệm

-     Hệ thống (System): Các cấu phần (component n (n=1, 2,3, …)), Có quan hệ với nhau, phối hợp nhau => đạt được mục tiêu chung thông qua việc thu nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra các kết quả đầu ra trong một quá trình chuyển đổi có tổ chức

-     Tổ chức (Organization): Là hệ thống: con người và các nguồn lực khác nhằm thực hiện mục tiêu.

●    Mục tiêu cơ bản của tổ chức lợi nhuận: Tối đa hóa lợi nhuận (tăng doanh thu, giảm chi phí).

●    Mục tiêu của các tổ chức phi lợi nhuận: lợi nhuận không phải là mục tiêu cơ bản.

 

2.   Các mô hình cấu trúc của tổ chức

-     Phân hệ trong một tổ chức dưới góc độ quản lý:

Tổ chức:

●    Phân hệ tác nghiệp Operational Subsystem): Các hoạt động tác nghiệp biến đổi các yếu tố đầu vào thành các sản phẩm đầu ra

●    Phân hệ quản lý (Management Subsystem):; Kiểm soát và điều khiển hoạt động của tổ chức:

○    Phân hệ thông tin

○    Phân hệ ra quyết định

 

-     Mô hình cấu trúc của tổ chức: cấu trúc đơn giản; cấu trúc hành chính; cấu trúc quan chế chuyên môn; cấu trúc phân quyền; cấu trúc nhóm dự án

 

   III.        Quản lý một tổ chức

-     Sơ đồ quản lý:

 

Chương 2: HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC

        I.        Giới thiệu HTTT dựa trên máy tính

-     Hệ thống thông tin (information system) tr28: là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu và thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước.

-     Các yếu tố hình thành HTTT:

-     Hệ thống thông tin dựa trên máy tính – CBIS: bảng thuật ngữ

●    Tích hợp các yếu tố phần cứng, phần mềm, CSDL, viễn thông, con người và các thủ tục

●    Nhiệm vụ: thu thập, xử lý, lưu trữ và biến đổi dữ liệu thành thông tin

-     Các tiêu chuẩn đánh giá HTTT:

●    Tính đầy đủ về chức năng

●    Tính thân thiện, dễ dàng

●    Tính an toàn và bền vững

●    Tính thích nghi và mềm dẻo

●    Tính dễ bảo trì

●    Khả năng hoạt động

 

      II.        Các mô hình biểu diễn HTTT

-     Ba mô hình biểu diễn HTTT:

●    MH logic (góc nhìn quản lý):

○    Mô tả HT làm gì, dữ liệu cần thu thập, xử lý cần thực hiện, kho chứa kết quả, thông tin do HT sản sinh

○    Ko quan tâm đến phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm và thời điểm xử lý dữ liệu

●    MH vật lý ngoài (góc nhìn sử dụng):

○    Chú ý đến khía cạnh nhìn thấy được của HT: vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, hình thức của đầu vào, đầu ra, phương tiện thao tác với HT, …

○    Chú ý đến thời điểm xảy ra các hoạt động xử lý dữ liệu

●    MH vật lý trong (góc nhìn kỹ thuật): Liên quan đến khía cạnh vật lý của HT: loại thiết bị, dung lượng kho dữ liệu, tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của chương trình và ngôn ngữ thể hiện.

 

   III.        Phân loại HTTT dựa trên máy tính

-     Phân loại HTTT theo phạm vi hoạt động

●    Nhóm các HTTT hỗ trợ hoạt động nội bộ tổ chức (Intraorganizational Systems): hỗ trợ thu thập và xử lý thông tin phục vụ quản trị nội bộ tổ chức doanh nghiệp.

●    Nhóm HTTT hỗ trợ hoạt động giữa các tổ chức (Interorganizational Systems): giúp các tổ chức tiếp cận và trao đổi giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp, các bạn hàng và các đối thủ thông qua hệ thống mạng máy tính và truyền thông.

-     Phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động

●    Nhóm các HTTT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp (Operations Support Systems): tập trung vào việc xử lý các dữ liệu phát sinh trong các hoạt động nghiệp vụ, cung cấp nhiều sản phẩm thông tin khác nhau (tuy nhiên chưa phải những thông tin chuyên biệt sử dụng ngay cho các nhà quản lý).

●    Nhóm các HTTT hỗ trợ quản lý (Managament Support Systems): cung cấp thông tin hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định hiệu quả

-     Phân loại HTTT theo mục đích và đối tượng phục vụ:

●    Hệ chuyên gia (ES)

●    HT quản lý tri thức (Knowledge Management Systems)

●    HTTT chiến lược (Strategic Information Systems – SIS)

●    HTTT nghiệp vụ (Business Information Systems –BIS)

●    HTTT tích hợp (Intergated Information Systems – IIS)

-     Phân loại HTTT theo lĩnh vực chức năng:

●    HTTT bán hàng và Marketing:

○    quản lý phát triển sản phẩm mới

○    Phân phối, định giá sản phẩm và hiệu quả khuyến mại hàng hóa

○    dự báo bán hàng hóa và sản phẩm

●    HTTT tài chính, kế toán:

○    Quản lý, kiểm soát và kiểm toán các nguồn lực tài chính của tổ chức

●    HTTT kinh doanh và tác nghiệp

○    Quản lý, kiểm soát và kiểm toán các nguồn lực kinh doanh và tác nghiệp của tổ chức

●    HTTT quản trị nguồn nhân lực

○    Quản lý, kiểm soát và kiểm toán các nguồn nhân lực của tổ chức

 

    IV.        Vai trò HTTTQL trong tổ chức

-     Các cách gia tăng giá trị cho tổ chức:

●    Cải tiến sản phẩm

●    Cải tiến các quy trình nghiệp vụ liên quan đến việc sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm

●    Hỗ trợ cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định

-     HTTT gia tăng cho các quá trình nghiệp vụ

●    Chi phí nhân công giảm

●    Hiệu quả tăng do thực hiện nhanh và thuận tiện hơn

●    Các quá trình hoạt động nghiệp vụ và các HTTT có quan hệ chặt chẽ với nhau

-     HTTT gia tăng giá trị cho các sản phẩm

●    Nâng cao hoặc bổ sung đặc tính mới cho sản phẩm

●    Cải tiến hình thức cung cấp sản phẩm đến khách hàng (vd ATM)

-     HTTT giá tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm

●    Đổi mới và nâng cao chất lượng các quá trình nghiệp vụ và sản phẩm (vd: JIT)

●    Cải tiến chất lượng thông qua việc thu thập thông tin phản hồi, thiết kế và thực hiện cải tiến sản phẩm.

 

      V.        Hiệu quả kinh tế của HTTTQL

1.   Lợi ích của HTTT

●    Giá thành thông tin = ∑ các khoản chi để tạo ra thông tin

●    Giá trị của một HTTT là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh được và những cơ hội thuận lợi mà tổ chức có được nhờ HTTT.

Nếu gọi A1, A2, ... An là thiệt hại của các rủi ro.

P1, P2, ...Pn là xác xuất xảy ra các rủi ro

R1, R2, ..., Rn là tỷ lệ giảm bớt các rủi ro tránh được nhờ HTTT

Thì lợi ích do tránh được rủi ro là:

●    Nếu gọi C1, C2, ... Cn là lợi ích tận dụng được cơ hội thứ i (i = 1,2,...n).

P1, P2, ...Pn là xác xuất xảy ra các cơ hội

R1, R2, ..., Rn là tỷ lệ tận dụng các cơ hội của HTTT

Thì lợi ích tận dụng cơ hội của HTTT là:

Vậy, lợi ích hàng năm của HTTT là: CR - PR

●    Phương pháp chuyên gia: dựa vào ý kiến đánh giá của các chuyên gia để ước lượng lợi ích gián tiếp như sau:

Nếu Pt(i) là là lợi ích trực tiếp của HTTT năm thứ i thì lợi ích gián tiếp Pg(i) là:

Pg(i)=a.Pt(i).m

●    Trong đó:

a là tỉ lệ % của Pg(i) đối với Pt(i). Theo kinh nghiệm của nhiều tổ chức thì a nằm trong khoảng 0,3 – 0,5.

m là hệ số chất lượng của HTTT theo đánh giá của các chuyên gia. m = 1 nếu có trên 90% chuyên gia đánh giá cao HTTT, m = 0,5 nếu có từ 50% - 90% chuyên gia đánh giá tốt về HTTT và m=0 nếu có dưới 50% chuyên gia cho rằng HTTT hoạt động tốt

 

2.   Chi phí cho HTTT

-     Chi phí cố định: Chi phí xây dựng và cài đặt hệ thống

CPCĐ = CPttk + Cxd+Cmm+Ccđ+Ctbpv+Ccđk

●    CPttk: chi phí phân tích và thiết kế

●    Cxd: chi phí xây dựng (thực hiện)

●    Cmm: chi phí máy móc tin học

●    Ccđ: chi phí cài đặt hệ thống

●    Ctbpv: Chi trang bị phục vụ

●    Ccđk: Chi phí cố định khác

-     Chi phí biến đổi: Chi phí vận hành hệ thống

●    Ctl: chi phí thù lao nhân lực

●    Cđv: chi phí đầu vào, văn phòng phẩm, ...

●    Cđtt: chi phí tiền điện, truyền thông

●    Cbtsc: chi phí bảo trì, sửa chữa

●    Cbđk: chi phí biến động khác

 

Vậy chi phí biến động năm thứ i sẽ là:

CPBĐ(i)=Ctl(i) + Cđv(i) + Cđtt(i) + Cbtsc(i) + Cbđk(i)

 

 

3.   Đánh giá hiệu quả kinh tế của HTTT

-     Hiệu quả tương đối và hiệu quả tuyệt đối của

-     HTTT được tính như các loại đầu tư khác.

Gọi n là số năm sử dụng HTTT và chuyển hết về giá trị tiền tệ theo thời gian tưong lai thì tổng chi phí sẽ là:

TCP =CPCĐ(1+Lãi suất)n + + CPBĐ(i)(1+Lãi suất)n-i

Tổng thu nhập sẽ là:

TTN =  TN(i)(1+Lãi suất) n-i

Để xây dựng HTTT có hiệu quả thì TTN > TCP

    

 

Chương  3: PHẦN CỨNG MÁY TÍNH ĐIỆN TỬ

        I.        Phần cứng của máy tính điện tử và các thành phần cơ bản của Hệ thống máy tính

-     phần cứng máy tính(computer hardware) là thiết bị vật lý hữu hình của một hê thống máy tính(61)

-     Bộ vào(input device): là thiết bị thực hiện chức năng thu thập và nhập dữ liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống máy tính(62)

-     POS(point-oF-Sale) và ATM(automated Teller Machine): hình thức nhập liệu bán tự động bằng cách sử dụng các thiết bị POS và ATM(xem them trang 63,64)
MICR(Magnetic ink character recognition) :là cong nghệ nhận dạng ký tự (được in bằng loại mực đặc biệt-mực từ) và ‘đọc’ các ký tự  bằng một máy đọc đặc biệt gọi là MIRC(65)

-     công nghệ OCR(optical character recongnition)  giú nhận dạng ký tự trong các tài liệu và chuyển sang dạng tệp điện tử trên máy tính.(65 và 66)

-     bộ ra(output device :là thiết bị thực hiện chức năng đưa thong tin sau khi xử lý ra môi trường bên ngoài.(66)

-     Máy in tuần tự(serial printer): sử dụng cho máy vi tnsh và có thể in được từ 5-25 rtang trong 1 phút.(67)

-     máy in dòng( Line Printer)  và máy in trang( page printer): được sử dụng cho các máy tính lớn hơn.máy tính in dòng hoạt động với tốc độ cao lên tới 2000 dòng trên phút và mỗi thời điểm in một dòng hoàn chỉnh.(67)

-     Máy in trang( page printer): có thể in tới 1440 trang mỗi phút  và mỗi thời điểm in một trang hoàn chỉnh.(68)

-     Vi phím máy tính(COM-computer output microfilm):làm phương tiện đầu ra  để ghi nhận dữ liệu từ bộ nhớ với tốc độ rất cao.(68)

-     Bộ nhớ chính(primary storage): trang 69

-     Bộ làm tính(ALU-arithmetic/logical unit): được thiết kế để thực hiện các phép toán cộng .trừ nhân.chia cũng như các phép toán logic khác.(69)

-     Truy caạp tuần tự(sequential access files) :tất cả bản ghi của tệp được lưu trữ theo một trật tự được quy định bởi  khóa điều khiển của tệp,cho nên để tìm một bản ghi trong tệp,người ta phải truy cập tuần tự vào tệp(70)

-     truy cập trực tiếp(direct access files);  tệp sẽ được lưu trữ trên thiết bị nhớ truy cập trực tiếp ( DASD-direct access storage device)

-     Bộ điều khiển(CU-control unit):cung cấp khả năng kiểm soát,giúp máy tính tận dụng được lợi thế về tốc độ và dung lượng của các thành phần đã trình bày ở trên.(72)

      II.        Các loại hình hệ thống máy tính

-     Máy vi tính:

●    Desktop, Notebook, Handheld/Palmtop, Tablet PC

●    Ứng dụng: cá nhân

-     Máy tính cỡ vừa:

●    Ứng dụng: làm máy chủ trong mô hình Client/Serve, Web server, File serve, … trong các tổ chức nhỏ

-     Máy tính cỡ lớn:

●    Ứng dụng: làm máy chủ trong mô hình Client/Serve của các tổ chức lớn, chính phủ, …

-     Siêu máy tính: Sử dụng trong nghiên cứu KHKT

 

   III.        Các yếu tố đánh giá phần cứng khi mua sắm

-     Năng lực làm việc: tốc độ, dung lượng, khả năng xử lý

-     Chi phí: thuê/mua, vận hành, bảo hành

-     Tính tin cậy: khả năng kiểm soÁt, cảnh báo lỗi, tránh rủi ro.

-     Tính tương thích: HT với phần cứng, phần mềm hiện tại, với phần cứng và phần mềm của nhà cung cấp khác.

-     Công nghệ: kinh nghiệm phát triển và sản xuất sản phẩm của nhà cung cấp

-     Tính thân thiện với môi trường làm việc: đối với người dùng, mức độ thuận tiện, độ an toàn, …

Chương 4:PHẦN MỀM MÁY TÍNH ĐIỆN TỬ

        I.                                                         Phần mềm máy tính và vai trò của phần mềm máy tính dưới góc độ quản lý

1> phần mềm máy tính(computer software) là các chương trình đa dạng được sử dụng để vận hành,điều khiển máy tính và các thiết bị lien quan khác
            Dưới góc độ quản lý,vai trò thể hiện ở
                        a> việc có được phần mềm phù hợp với điều kiện cho trước  tiên đề phần cứng có thể làm được một điều gì đó.
                        b> chi phí cho phần mềm của phần lớn  các tổ chức lớn gâp nhiều lần chi hí cho phần cứng với thời gian thì tỷ lệ chi cho phần mềm so  với chi cho phần cứng ngày càng lớn.
                        c>phần lớn người sử dụng làm việc với ác phần mềm tang năng suất như phần mềm bảng tính điện tử ,phần mềm soạn thảo văn bản và các trình duyệt web…(82)

 

      II.                                                         Phần mềm hệ thống

Phần mềm hệ thống(system software): thực hiện quản lý và hỗ trợ các hoạt động của các hệ thống máy tính và mạng máy tính

Hệ điều hành(operating system):là  một hệ thống tích hợp các trương trình quản lý hoạt động của bộ xử lý trung tâm,kiểm soát các thiết bị vào ra và các thết bị nhớ cũng như các hoạt động của hệ thống máy tính,và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ phong phú khi máy tính thực hiện các chương trình ứng dụng của người sử dụng.

 

   III.                                                         Phần mềm ứng dụng

-     Phần mềm ứng dụng: chia làm 2 loại.
            a>phần mềm  ứng dụng chung(General-purpose applicaton programs):là những chương trình thực hiện các công việc xử lý thông tin thông dụng của người sử dụng như các bộ phần mềm software suite hay các chương trình xử lý dồ họa.
            b>phần mềm ứng dụng chuyên biệt(application-specific programs):gồm
                        Phần mềm thương phẩm(commercial off the –shelf software):là phần mềm được thiết kế và sử dụng để hỗ trợ quy trình kinh doanh cơ bản,phổ biến mà k caafnphari có bất kì yêu cầu tùy biến đặc biệt nào để dáp ứng nhu cầu của một tổ chức.     
                        phần mềm đơn chiếc chuyên biệt(custom software) là phần mềm được thiết kế và phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu chuyên biệt của một công ty,thay vì mua phần mềm thương  phẩm.(83+84)

-     Bộ phần mềm ứng dụng(application software suites) là sự kêt hợp các gói phần mềm đơn lẻ,cùng chia sẻ một giao diện người dung,dồ họa chung và được thiết kế để dễ dàng chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng(84)