Giao tiếp thuyết trình

Chương 1. Tổng quan về giao tiếp

1.Khái niệm giao tiếp

  1.1: Định nghĩa giao tiếp

  Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa người với người, hoặc giữa người với các yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn nhu cầu nhất định.

  1.2: Vai trò của giao tiếp

-        Giao tiếp là điều kiện tất yếu không thể thiếu trong hoạt động của con người:

             +) Không ai có thể tồn tại mà không cần đến giao tiếp. Giao tiếp không chỉ là hoạt động truyền tin mà còn là nhu cầu bản của con người, thông qua giao tiếp con người có thể thỏa mãn nhu cầu của mình (Ví dụ: Đứa trẻ khóc đòi bú là sự giao tiếp giữa mẹ và bé nhằm thỏa mãn nhu cầu được ăn)

-        Giao tiếp giúp thỏa mãn nhu cầu phi vật chất như thiết lập các mối quan hệ, tâm sự các nỗi niềm. Ngoài các mối quan hệ có sẵn như cha mẹ - con cái, anh em họ hàng, thì các mối quan hệ như bạn bè, nhân viên – lãnh đạo,... đều là những mối quan hệ được hình thành thông qua giao tiếp

-        Giao tiếp giúp các nhân hình thành, phát triển và hoàn thiện nhân cách:

            +) Qua giao tiếp, con người tham gia vào các mối quan hệ xã hội, gia nhập cộng đồng. Trong quá trình giao tiếp, con người nhận thức được các chuẩn mực đạo đức, hành vi, những nguyên tắc ứng xử, ý thức được tốt – xấu,... Chúng ta tự hiểu bản thân mình, hiểu thêm về người khác, từ đó thể hiện thái độ, hành động phù hợp

-        Giao tiếp giúp chuẩn tự ý thức, giúp các nhân tự điều chỉnh hành động theo mục đích tự giác, có khả năng tự giáo dục và tự hoàn thiện mình. Khi các nhân tự nhận thức được những điều nhìn nhận bản thân và so sánh với người khác để xem mình hơn người khác điểm nào và yếu hơn ở điểm nào, từ đó nỗ lực phấn đấu, phát huy mặt tích cực hạn chế mặt tiêu cực để hoàn thiện bản thân

-        Giao tiếp là tiền đề cho sự phát triển xã hội:

+) Xã hội là một tập hợp người cùng chung sống và có mối quan hệ qua lại với nhau. Sự phát triển xã hội xuất phát từ những mối quan hệ giữa con người với con người.

           +) Thông qua giao tiếp, con người tham gia vào các mối quan hệ xã hội, lĩnh hội nền văn hóa xã hội, đạo đức, chuẩn mực xã hội cũng như thể hiện nền văn hóa xã hội, chuẩn mực xã hội đó. Và con người cũng biến những gì mình học hỏi được từ xã hội trở thành vốn sống, kinh nghiệm riêng truyền lại cho thế hệ sau, và đóng góp vào sự phát triển xã hội

           +) Khi giao tiếp trong xã hội nhiều hạn chế, kinh tế trì trệ và kém phát triển sẽ tạo nên một xã hội kém phát triển, ngược lại xã hội được kết hợp từ những nhân cách, mối quan hệ tốt đẹp, con người có suy nghĩ, ý thức tích cực đóng góp sẽ trở thành một xã hội phát triển.

1.3: Nguyên tắc của giao tiếp

-        Tôn trọng

-        Hợp tác

-        Kiên nhẫn

-        Rõ ràng

-        Ngắn gọn

1.4: Chức năng của giao tiếp

1.4.1: Nhóm chức năng xã hội

-        Chức năng thông tin: Bản chất của giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin. Do vậy, qua giao tiếp, con người có thể đón nhận được những thông tin mới cũng như truyền đi những thông tin của mình để ảnh hưởng hoặc cho những người khác.

VD: Lớp trưởng phổ biến quy định của trường cho thành viên trong lớp.

-        Chức năng điều khiển: Trong giao tiếp, thông tin ảnh hưởng tác động qua lại giữa các đối tượng giao tiếp. Mục đích của giao tiếp là nhằm làm thay đổi nhận thức, thái độ hành vi của các nhân trong hoạt động thực tế. Quá trình giao tiếp đưa quyết định đến đối tượng thực hiện là thể hiện chức năng điều khiển của giao tiếp.

VD: Huấn luyện viên ra hiệu lệnh để điều khiển các cầu thủ trên sân.

-        Chức năng phối hợp: Trong một tổ chức thường có nhiều bộ phận với chức năng nhiệm vụ khác nhau. Để tổ chức hoạt động hiệu quả thì các thành viên cần được phối hợp hoạt động một cách nhịp nhàng. Thông qua giao tiếp, họ tiếp xúc với nhau để trao đổi, bàn bạc, phân bổ quy trình, cách thức thực hiện công việc cho từng bộ phận, từng người trong tổ chức

VD: Các cầu thủ âm hiệu cho nhau để phối hợp trên sân bóng.

-        Chức năng kích thích: Trong giao tiếp, con người tạo ra những tín hiệu nhằm để đối phương cảm xúc kích thích hành động. Những kích thích này có thể dưới dạng tinh thần, vật chất hoặc tình thân. Một lời khen chân tình đưa ra kịp lúc sẽ tạo quan tâm có thể làm người khác cảm thấy tự tin hơn, có gắng làm việc tốt hơn

VD: Nhà quản lý khen ngợi nhân viên khi làm việc tốt

1.4.2: Nhóm chức năng tâm lý

-        Nhà quản lý tạo lập mối quan hệ: Giao tiếp giúp con người thiết lập mối quan hệ, gắn kết và cũng có mới quen qua đó ta có thể. Tiếp xúc gặp gỡ nhau là sự khởi đầu của các mối quan hệ, và quá trình này cần có những tín hiệu ra để tiếp xúc

VD: Khi buồn, chúng ta có nói chuyện với những người thân thiết thì sẽ giải tỏa căng thẳng

-        Chức năng phát triển nhân cách: Nhờ có giao tiếp mà chúng ta tham gia vào các mối quan hệ trong xã hội, học hỏi những kinh nghiệm xã hội và tích lũy, phát triển thành những thành tố nhân cách con người

VD: Khi tiếp xúc với những người lịch sự, chúng ta cũng sẽ học được phẩm chất này từ họ

1.5: Phân loại giao tiếp

1.5.1: Căn cứ vào số lượng người tham gia giao tiếp

+      Giao tiếp giữa cá nhân với cá nhân

+      Giao tiếp giữa cá nhân với nhóm

+      Giao tiếp giữa nhóm với nhóm

1.5.2: Căn cứ vào tính chất tiếp xúc

-        Giao tiếp trực tiếp: Là loại giao tiếp "mặt đối mặt" tức là các chủ thể trực tiếp gặp gỡ, trao đổi thông tin với nhau.

-        Giao tiếp gián tiếp: Là loại giao tiếp mà các chủ thể tham gia giao tiếp phải sử dụng các phương tiện trung gian như: Điện thoại; Fax; người thứ ba,...

1.5.3: Căn cứ vào hình thức tiếp xúc

-        Giao tiếp chính thức: Là hình thức giao tiếp được tiến hành theo một nghi lễ, quy định hoặc thể thức nhất định.

-        Giao tiếp không chính thức: Là hình thức giao tiếp mà trong đó các chủ thể giao tiếp không phải tuân thủ, câu nệ vào quy trình, quy định hay nghi lễ, thể thức nào đó.

1.5.4: Căn cứ vào vị thế giao tiếp

-        GT ở thế mạnh: Chủ thể ở thế mạnh trong giao tiếp thường biết làm chủ cuộc tiếp xúc và thể hiện quyền uy, tình thế ưu thế của mình trong giao tiếp.

-        GT ở thế yếu: Chủ thể giao tiếp thường tỏ sự do dự, dè dặt, ảnh hưởng, lấn át đối khi bản thân tỏ ra khúm núm, sợ sệt, ngại ngùng hay, tự ti.

-        GT ở thế cân bằng: Các bên tham gia giao tiếp tương xứng, không có sự ảnh hưởng của người khác

2: Cấu trúc hoạt động giao tiếp

2.1: Quá trình truyền thông trong giao tiếp

2.1.1: Quá trình truyền thông giữa các cá nhân

Sơ đồ :

Sơ đồ cho thấy quá trình giao tiếp bao giờ cũng có ít nhất 2 chủ thể người gửi và người nhận tin.

-        Trong quá trình giao tiếp, người gửi tin và người nhận tin luân phiên thay đổi vị trí cho nhau. Khi người nhận tin phản hồi sẽ trở thành người gửi tin và ngược lại.

-        Các yếu tố ảnh hưởng/ nhiễu hưởng tới tất cả các yếu tố tham gia vào quá trình truyền thông. Tuy nhiên quá trình truyền thông được thực hiện hiệu quả còn với người gửi. Do để nâng cao hiệu quả của truyền tin, yếu tố con người vẫn là quan trọng nhất. Dù có đầy đủ các phương tiện nhưng con người chủ ý làm sai lệch quá trình truyền tin vẫn không hiệu quả.

2.1.2: Quá trình truyền thông trong tổ chức

1. Các mạng truyền thông cơ bản: Mạng bánh xe; mạng vòng tròn; mạng dây chuyền; mạng chữ thập/chéo/hình sao; mạng chữ Y
2. Các luồng thông tin:

-        Từ trên xuống dưới: Cấp cao đến cấp thấp nhất qua các cấp bậc trung gian

-        Từ dưới lên trên: Từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất

-        Ngang: Trao đổi giữa những người cùng cấp

-        Chéo: Giữa các cấp khác nhau mà không có nhiệm vụ báo cáo trực tiếp

2.2: Các phương tiện giao tiếp

2.2.1: Giao tiếp bằng ngôn ngữ

-        Khái niệm: GT bằng ngôn ngữ là quá trình con người sử dụng một thứ tiếng nào đó để giao tiếp và tư duy. GT bằng ngôn ngữ thể hiện qua lời nói và chữ viết.

-        Phong cách ngôn ngữ:

+      Lời nói thẳng (Lời nói có giới): Là nói thẳng, viết ra những ý nghĩ của mình, cái mình muốn, không quanh co vòng vèo. Thường dùng trong giao tiếp giữa người thân, bạn bè thân mật

+      Lời nói lịch sự (Nói tính thái): Sử dụng những ngôn từ tính thái, làm cho cảm nghĩ, thái độ của người được biểu lộ một cách lịch thiệp

+      Lời nói ẩn ý: Là lời nói nhẹ nhàng, tế nhị, khéo léo, đôi khi súy tinh tế ở người nghe

+      Lời nói mỉa mai, châm chọc:

2.2.2: Giao tiếp phi ngôn ngữ

-        Giao tiếp phi ngôn ngữ là toàn bộ các bộ phận kiến tạo nên giao tiếp không thuộc mã ngôn ngữ.

-